EP #11: Betriebsrisiko Regulatorik
Mit Betriebsrisiko Regulatorik setzen wir unsere kleine Serie fort. Begonnen haben wir mit dem Thema Umbruch in Flugbetrieben, dieser Beitrag ist der zweite Teil dazu.
Das Fundament Ihres Betriebes ist die Einhaltung der regulatorischen Rahmenbedingungen. Denn die Nichteinhaltung ist eine der größten Betriebsgefahren - bis hin zum Schließungsrisiko. Und wenn dann noch etwas passiert - ausserhalb Ihrer Handbücher - haben auch die Versicherungen einen Hebel nicht zu zahlen.
Sie müssen Ihre Rahmenbedingungen kennen - die gesetzlichen Vorgaben und Ihre eigenen, damit spiele ich im Wesentlichen auf Ihr Handbuch an.
Fristen
Ein elementares Thema ist das breite Feld der Fristen. Das fängt bei den Luftfahrzeugen an, Termin der Jahresnachprüfung, Laufzeit einzelner Teile - ob nach Stunden oder mit einem fixen Termin versehen. Und natürlich die regelmäßigen Kontrollen.
Das geht weiter bei den Lizenzen Ihrer Charterkunden. Ist noch alles gültig, Lizenz mit allen Eintragungen, Medical, Sprachnachweise?
Und natürlich bei Flugschüler: hat er alle vorgeschriebenen Unterlagen beigebracht? Bis wann werden die erwartet? Ist die Ausbildungsmeldung erfolgt? Bis wann muss er ggf. seine Theorie abgeschlossen haben, wann die Ausbildung?
Ein weites Feld.
Sind Sie zufrieden, wie Sie Fristabläufe im Griff haben?
Unsere Empfehlung ist ganz klar - alles an einer Stelle. Legen Sie sich eine Excel-Liste an, z.B. für den Schulbetrieb. Es reichen drei Spalten, nach denen Sie sortieren können. Dokument, Wiedervorlage, Fälligkeit. Kümmern (besser lassen Sie kümmern) sich um die rechtzeitige Wiedervorlage, damit die Termine gar nicht erst aus dem Ruder laufen. Und mit Erreichen der Frist ist Schluss. Definitiv.
Klar, dass man das möglichst automatisieren muss und die Erfassung verlagern…
EDV
Ein breites Feld. Hand auf’s Herz: was schlummert da an betriebsnotwendigen Informationen? An wichtigen Excel-Listen, Handbüchern (die Originale), Scans, Emails (sind heute die zu archivierende Korrespondenz - was bekommen Sie noch per Brief, den Sie mit einem Ordner für 10 Jahre in den Keller stellen?
BackUps machen Sie sicherlich. Wo? Auf einer Festplatte in dem gleichen Rechner? Im Serverraum? Stellen Sie sich vor: einen Festplattencrash. Ein Feuer.
Was Sie machen müssen, ist klar. Steht hier
Record-keeping
Oh, ich höre Sie sagen, Sie besitzen externen Speicherplatz. Das ist gut. Da macht der Provider für Sie die Backups. Und Sie selber vielleicht auch noch - zumindest wöchentlich an einen externen Standort.
10 goldene Regeln, worauf Sie achten sollten, finden Sie auch übersichtlich zusammengestellt in dieser Broschüre.
Auch gut, dass so die Administration und Ihre Fluglehrer Zugriff auf die Unterlagen von zu Hause aus haben.
Wie sicher sind Ihre Daten?
Leider nicht unproblematisch, ist die Tatsache, dass viele dieser guten Services (BOX, Sugarsync, Dropbox um ein paar zu nennen) Ihren Sitz in den USA haben. Unter der derzeitigen und erst recht der kommenden Rechtslage / Datenschutzverordnung 2018 ist das Lesen der Datenschutzvereinbarungen nicht vergnügungssteuerpflichtig. Und was der amerikanische Präsident jetzt will, ist auch bestenfalls unklar
Fragen Sie Ihren Anwalt, ob die Daten dort rechtskonform gelagert sind. Sh auch http://www.euroforum.de/datenschutz-kongress/infografik-datenschutz-unterschied-usa-europa-deutschland/
Hier habe ich noch einen Screenshot für die Ausführungsbestimmungen:
Record-keeping
Sind Sie für Ihr Audit gerüstet?
Bleiben wir beim Beispiel eines Audits: wie schnell können Sie die Ablaufdaten von Lizenzen Ihrer Lehrer nennen? In allen Bestandteilen - von der unsäglichen ZÜP angefangen über Lizenzhülle (soweit relevant) bis hin zu den einzelnen Klassenberechtigungen und natürlich der FI Berechtigung? Alles besitzt eigene Ablaufdaten. Und Sie sind neben dem Lehrer verantwortlich, dass nicht illegal geschult wird!
Da hilft eine Liste - und sei es Excel. Hauptsache, alles an einem Platz und einem Ort.
Natürlich hilft das nicht immer.
AUDIT AND inspection
Neulich habe ich mich mit einem LBA-Mitarbeiter, der für Flugschulen zustänig ist gefragt, wie er sich denn auf ein Audit bei einer Schule vorbereitet. Da meinte er schmunzelnd zu mir: wenn im Ausbildungshandbuch vermerkt ist, dass im Schulungsraum zwei Beamer stehen, dann gehen wir in den Schulungsraum und zählen Beamer. Wenn da nur einer steht ist, wird das ein Finding.
Tip: lesen Sie vor einem Audit Ihr eigenes Handbuch…
